È fondamentale organizzare l’ufficio perché sia funzionale, aumentandone l’efficienza e anche la produttività. Se iniziate a seguire i consigli elencati di seguito, sarete in grado di svolgere ogni attività in tempi minori e in modo più sereno. Un team di lavoro che opera in un ambiente di lavoro ben studiato, lavora meglio e produce di più.
Studiare lo spazio all’interno dell’ufficio
La prima cosa che è consigliabile fare per l’ufficio funzionale è studiare lo spazio e ottimizzarlo. L’obiettivo deve essere quello di dedicare il maggior spazio possibile alle postazioni di lavoro, organizzando meglio tutto il resto. Oggi gli uffici moderni hanno ampi open space evitando piccoli uffici augusti, ma questo è possibile solo se ogni dipendente riesci a lavorare senza disturbare gli altri.
È indispensabile avere spazi definiti in modo che ogni centimetro abbia la sua precisa funzione in base alle vostre esigenze. Per esempio, le pratiche vanno tutte da una parte e non sparpagliate in giro, anche la stampante e quello che serve per stampare hanno bisogno di uno spazio dedicato.
Le scaffalature sono molto utili in un ufficio per l’organizzazione, meglio preferirle alte fino al soffitto per sfruttare tutto lo spazio disponibile. È meglio utilizzare un ordine logico alfabetico per trovare tutto in un attimo. Anche quello serve in bagno avrà il suo posto dedicato, grazie al porta carta igienica che evita l’imbarazzo di cercare quello che manca alla toilette.
Non dimenticate, infine, una postazione dedicata al relax dove potete rilassarvi e prendere un caffè senza disturbare gli altri colleghi.
Ordinare la scrivania e personalizzarla
È stato provato che una scrivania ordinata e ben organizzata aiuta a lavorare meglio. Proprio come lo spazio ufficio, quello della scrivania deve essere diviso in aree specifiche, utilizzando cartelline, contenitori e simili. Quando dovete cercare una pratica specifica, non perdete tempo e la trovate subito grazie al sistema organizzativo studiato minimi dettagli.
Ovviamente, lo spazio principale sarà dedicato al computer, uno alle cose da fare, uno alle cose fatte e uno alla cancelleria, come portapenne e blocchi per gli appunti. È indispensabile che ogni postazione abbia un piccolo blocco dove annotare gli impegni previsti per la giornata, il contatto di un cliente, i lavori da terminare, etc.
Un piccolo calendario da scrivania sono sempre in ufficio E bisogna ricordare di lasciare spazio alla personalizzazione dello spazio di lavoro in modo che ogni operatore possa esprimere liberamente la sua personalità. Potente potrebbe sembrare una cosa da poco, ma fa una grande differenza in termini di resa lavorativa permettere a ogni operatore di aggiungere sulla sua scrivania una fotografia personale, una piantina, per esempio.
Un arredo stimolante
Anche l’arredamento ha una funzione in un ufficio: se cercato tra le soluzioni più moderne e innovative, il morale dei dipendenti migliora e così anche la produttività e l’efficienza. Lo spazio, infatti, deve anche essere bello da vedere. Un’idea in più potrebbe essere quella di sistemare alle pareti dei poster o delle cornici con frasi motivazionali e citazioni delle grandi menti della storia.